Seit Monaten können in den Einrichtungen eines Jugendhilfeträgers die Positionen für pädagogisches Fachpersonal nicht adäquat besetzt werden. Unklarheiten in den Zuständigkeiten gehen mit Konflikten und ineffizienten Prozessen einher. Klient:innen versuchen, die entstehenden Lücken für sich zu nutzen und Teamkolleg:innen gegeneinander auszuspielen. Insgesamt ist die Stimmung angespannt. Kolleg:innen erleben keine Wertschätzung ihrer Arbeit, administrative Tätigkeiten scheinen überhand zu nehmen.
Mit einer Anpassung der Fachkräftequote von übergeordneter Stelle wird ein Veränderungsprozess initiiert. Wesentliches Ziel ist es, trotz schwieriger Voraussetzungen die Qualität der pädagogischen Arbeit aufrecht zu erhalten.
Für die Bearbeitung wurde ein partizipatives Verfahren gewählt. Um ein breites Bild von der Situation zu erhalten und gleichzeitig die Akzeptanz der entwickelten Lösungen zu stärken, wurde mit Repräsentant:innen aus allen Berufsgruppen und allen Einrichtungen gearbeitet. Zunächst wurde in Gesprächen und einem moderierten Workshop eine Analyse der aktuellen Situation vorgenommen und die Rollen der beteiligten Berufsgruppen geschärft. Zu den wichtigsten Handlungsfeldern wurden Optionen entwickelt, wie Verbesserungen erreicht werden können.
Der Fokus lag dabei auf Maßnahmen, die auf den Ebenen der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit lagen. Darüber hinaus fand eine Reflexion darüber statt, was es braucht, um das Commitment und die eigenen Grenzen in eine gute Balance zu bringen. So wurden Rahmenbedingungen geschaffen, um dem Risiko der individuell übersteigerten Verausgabungsbereitschaft etwas entgegen zu setzen.
Auf Einrichtungsebene wurde entschieden, welche Veränderungsideen erprobt werden. Es ging darum, voneinander zu lernen, Neues Auszuprobieren und Bewährtes weiter zu entwickeln. Nach einer mehrwöchigen Erprobungsphase wurden die Erfahrungen und Ergebnisse in einem zweiten Workshop gemeinsam ausgewertet und weiter verfeinert. Es folgte eine zweite Erprobungsphase.
Im abschließenden Workshop wurden die Arbeitsergebnisse zu Prinzipien verdichtet. Diese Prinzipien schaffen einen gemeinsamen Entscheidungsrahmen. Sie sind so konkret formuliert, dass das Handeln danach ausgerichtet werden kann. In komplexen Entscheidungssituationen geben diese Orientierung.
Darüber hinaus wurden die Kommunikationsroutinen in den Einrichtungen angepasst. Gemeinsames Lernen in den Teams wird damit befördert. Die Teams erleben eine Stärkung ihrer Zusammenarbeit, was sich positiv auf ihr pädagogisches Handeln auswirkt. Das Schaffung von moderierten Reflexionsräumen verstetigt das gemeinsame Lernen.
Das Ergebnis:
Das partizipative Verfahren für die Entwicklung von Problemlösungen wurde zwischenzeitlich auch auf andere Aspekte der Arbeitsorganisation übertragen. Statt sich in Zuständigkeitsdiskussionen zu verlieren, geht es um die Bearbeitung der Frage: Was können wir tun, um das Problem zu lösen?
